Sehr geehrte Damen und Herren, im Rahmen des Inkrafttretens der neuen Datenschutzgrundverordnung am 25.05.2018 (EU-DSGVO) informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die von uns erfasst und in unserem EDV-System gespeichert sind oder gespeichert werden. Rechtsgrundlage für die Bearbeitung personenbezogener Daten unserer Kunden ist Artikel 6 Abs. 1b EU-DSGVO, wonach die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages mit den Betroffenen zulässig ist. Ebenso ist die Datennutzung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen zulässig. Weiter ist die Datennutzung zulässig, wenn sie zur Wahrung berechtigter Interessen unserer Firma oder eines Dritten erforderlich ist und Ihre Interessen dieses Interesse jeweils nicht überwiegen. Zur Erfüllung der o. g. Zwecke werden die nachfolgend aufgeführten Daten von Ihnen/Ihren Mitarbeitern bei uns erfasst, in unserem elektronischen Verarbeitungssystem gespeichert und im Rahmen der EDV-Sicherheit nach aktuellen Kriterien gegen den Zugriff durch unberechtigte Dritte gesichert:
Vorname, Nachname, Anschrift, geschlechtsbezogene Anrede / Telefonnummer, Telefaxnummer, Handynummer / E-Mail-Adresse, IP-Adresse / Berufsbezeichnung/Funktionsbezeichnung / elektronisch geführte Korrespondenz / Notizen aus Gesprächen/Telefonaten. Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund einer Einwilligung erfolgt, können Sie dieser jederzeit widersprechen. Grundsätzlich löschen oder anonymisieren wir Daten, wenn der Zweck, für die die Daten erhoben wurden, entfallen ist, z. B. bei Beendigung eines Vertragsverhältnisses, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen. Ist eine Löschung nicht möglich, z. B. bei Daten, die in einem elektronischen Archivsystem gespeichert sind, werden diese für eine Weiterverarbeitung gesperrt. Daten, die wir zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, löschen wir gemäß Artikel 17 Abs. 3e EU-DSGVO nicht. Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Grundsätzlich geben wir keine personenbezogenen Daten von Ihnen an Dritte weiter, es sei denn, eine Weitergabe ist aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder zur Auftragserfüllung zwingend erforderlich. In diesem Fall werden Betroffene von uns hierüber informiert, sofern sie nicht bereits Kenntnis hierüber haben. Im Rahmen der vertraglichen Zusammenarbeit werden Teile Ihrer persönlichen Daten an das mit unserer Buchhaltung und steuerlichen Betreuung beauftragte Steuerbüro übermittelt. Dies betrifft z. B. Rechnungen oder Reisekostenabrechnungen, in denen Ihr Name oder die Namen Ihrer Mitarbeiter als Gesprächspartner oder Rechnungsempfänger aufgeführt sind. Ebenso werden persönliche Daten an gegebenenfalls beauftragte freie Mitarbeiter übermittelt, soweit dies für die Auftragsdurchführung erforderlich ist. Wir verpflichten sämtliche Dienstleister dazu, die Vorgaben der EU-DSGVO einzuhalten und Ihre persönlichen Daten nach Ausführung der Tätigkeit oder Beendigung des Vertragsverhältnisses zu löschen, sobald die dafür geltenden gesetzlichen und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt bei uns ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Wir arbeiten mit dem u. a. cloudbasierten Programmen von Office 365. Der Betreiber Microsoft Corporation, Redmond, WA 98052-6399, USA, hat erklärt, dass sämtliche seiner innerhalb der Europäischen Union verfügbaren Cloud-Dienste die GDPR-Richtlinie vollumfänglich erfüllen. Zur Datensicherung nutzten wir u. a. den Cloud-Dienst der Acronis International GmbH, Rheinweg 9, 8200 Schaffhausen, Switzerland. Der Betreiber hat ebenfalls eine Konformitätserklärung zur GDPR-Richtlinie abgegeben. Als Sicherheitssoftware nutzen wir die aktuellste Version von Norton 360. Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten: Verantwortlich für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer persönlichen Daten ist Manfred Godek, Turmstraße 12, 40789 Monheim. Beschwerden über die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten: Sie haben das Recht, die Datenschutzaufsichtsbehörde anzurufen und dort Informationen über Ihre Rechte aufgrund des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und sonstiger Vorschriften über den Datenschutz, einschließlich der Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) zu erfahren. Darüber hinaus ist die Aufsichtsbehörde Anlaufstelle für Beschwerden bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 200444, 40102 Düsseldorf, Telefon: 0211/38424-0, Telefax: 0211/38424-10, E-Mail: poststelle@ ldi.nrw.de
